Basic principles on development of unified document management systems for state institutions. Summary of the PhD thesis for acquiring the doctor's degree in the field of information technologies (Dr.sc.ing) | Vienotu dokumentu vadības sistēmu pamatprincipu izstrāde valsts pārvaldes iestādēm. Promocijas darba kopsavilkums doktora grāda ieguvei informācijas tehnoloģiju nozarē (Dr.sc.ing.)

English. The study of this thesis concerns the electronic document circulation in the public sector and offers solutions for its improvement. During the last years, electronic creation, storage and processing of documents have become a necessity both in private and public sectors. However, it is in the public sector where document management systems have become the central elements of the unified information space. Public sector requirements regarding document management significantly differ from the private sector – document circulation tends to be more complicated and not all of the commercially available document management systems are suitable for usage in the public sector. In this study the author has prepared guidelines for document management system selection, implementation and usage. The thesis is based on theoretical and practical studies, as well as on the author’s personal experience in development, implementation and administration of electronic document management systems and analysis of document circulation business processes. The main target groups of the thesis are all public sector institutions that are planning to switch to an electronic document management, as well as document management system developers who wish to implement their software in public sector institutions. This study is concerned with the experience of the Latvian public sector on its way towards an electronic document management and the main errors during this experience. The author suggests improvements for rendering the document circulation environment more consistent, controllable and user-friendlier for citizens and those working in the public sector. This thesis specifically describes the newest information technology development trends: cloud-computing and information system mobility, as well as the reciprocal integration of various information systems in the public sector.

Latvian. Promocijas darba ietvaros autors analizē elektronisko dokumentu aprites vidi valsts pārvaldē un piedāvā risinājumus tās uzlabošanai. Dokumentu elektroniska sagatavošana, uzglabāšana un apstrāde pēdējo gadu laikā kļuvusi par nepieciešamību gan publiskajā, gan privātajā sektorā. Tomēr tieši valsts pārvaldē dokumentu vadības sistēmas kļūst par centrālajiem elementiem vienotajā informācijas telpā. Valsts pārvaldes prasības dokumentu vadībai ievērojami atšķiras no privātā sektora – dokumentu aprites process ir sarežģītāks un ne katra tirgū pieejamā dokumentu vadības sistēma ir piemērota lietošanai valsts iestādēs. Pētījumā promocijas darba autors sagatavojis vadlīnijas dokumentu vadības sistēmas izvēlei, ieviešanai un lietošanai, balstoties uz teorētiskiem un praktiskiem pētījumiem, kā arī uz savu personīgo pieredzi elektronisko dokumentu vadības sistēmu izstrādē, ieviešanā, administrēšanā un dokumentu aprites biznesa procesu analīzē. Promocijas darba galvenā mērķauditorija ir gan jebkuras valsts pārvaldes iestādes, kas vēlas pāriet uz elektronisku dokumentu vadību, gan dokumentu vadības sistēmu izstrādātāji, kas vēlas savu programmatūru ieviest valsts institūcijās. Promocijas darbā daudz analizēta Latvijas publiskā sektora pieredze ceļā uz elektronisku dokumentu vadību, apskatītas galvenās kļūdas un ieteikti uzlabojumi, lai dokumentu aprites vide kļūtu viendabīgāka, kontrolējamāka un lietošanai ērtāka valsts iedzīvotājiem un institūciju darbiniekiem. Īpaša uzmanība pētījumā pievērsta informācijas tehnoloģiju jaunākajiem attīstības virzieniem: mākoņdatošanai un informācijas sistēmu mobilitātei, kā arī dažādu publiskajā sektorā izmantoto informācijas sistēmu savstarpējai integrācijai.