Återbrukssystem för möbler i kommunal sektor - hinder och möjligheter för cirkulära lösningar

English. With today’s consumption trends it has become important to use resources more efficient and work towards a more circular economy. Municipalities may do so by using a re-use system for furniture, which means that they can mediate their furniture via an IT software and re-use them within the organization. It is also possible to connect services to the system, e.g. reparation and transportation services. However, companies in the re-use business report that there seem to be obstacles regarding the introduction of re-use systems in the municipal sector. This study has therefore investigated barriers in the introduction, implementation and using phase of re-use systems. Success factors have also been identified. Municipalities, with and without re-use systems, have been interviewed to answer the research questions. This study shows that the most significant barriers during the decision making are low priority regarding the adaptation of the re-use system, allocation of responsibility as well as selection of IT software. The primary barriers when implementing a re-use system were guidelines from higher authorities, lack of resources and no inventory of stocks. The main difficulties when using a re-use system associate with poor inflow of furniture to the system, which may depend on attitude problems and old habits among the users. The transportation of furniture and absence of storing space were also held forward as barriers. To successfully implement and use a re-use system municipalities should, first and foremost, make sure that the decision is supported by the management. It is also important that resources are allocated for the maintenance and communication regarding the system. Furthermore, a warehouse for storing furniture and a user-friendly IT software are additional success factors.

Swedish. Återbrukssystem för möbler ger både miljömässiga och ekonomiska besparingar Dagens konsumtionstrender är inte hållbara – vi konsumerar idag långt över vår planets bärkraft och vi behöver därför övergå till ett mer hållbart levnadssätt. Genom att ta tillvara på och återbruka det vi redan har kan vi skapa ett mer cirkulärt samhälle. Ett återbrukssystem är ett strukturerat sätt att arbeta med återbruk där möblerna förmedlas internt inom den kommunala organisationen via en IT-lösning. Kommunens förvaltningar lägger då upp oönskade möbler på förmedlingssidan, där andra förvaltningar sedan kan boka dem. Återbruk ger inte bara miljömässiga besparingar utan också ekonomiska: Malmö stad har genom sitt återbrukssystem sparat drygt 12 miljoner kronor sedan starten 2013. Särskilt kontorsmöbler är produkter som besitter en stor potential när det gäller återbruk. Det beror främst på att kontorsmöbler ofta är av god kvalitet och håller länge. Vidare innebär nyproduktionen stor miljöpåverkan – och vid återbruk kan nyproduktionen minskas. Sveriges kommuner förfogar över stora mängder möbler och då de har pressade budgetar skulle återbruk av möbler kunna vara ett vinnande koncept även ekonomiskt. Så hur kommer det sig att inte fler kommuner arbetar strukturerat med internt återbruk? Forskningen visar på flera svårigheter med att införa, implementera och använda återbrukssystem. Det rör sig bland annat om att kommunledningar anser att det finns andra viktigare frågor att arbeta med och återbrukssystem har därmed blivit bortprioriterat. Det finns också en osäkerhet gällande vem som ska ansvara för införandet. Resurser är viktigt för att implementera återbrukssystemen på ett bra sätt, men också för att kontinuerligt marknadsföra och kommunicera dem till de anställda. Det handlar till stor del om förändringar i beteende och arbetssätt: funktionsdugliga möbler ska läggas upp på förmedlingssidan, och det är viktigt att aktörer också använder sidan för att kontrollera tillgången till återbrukade möbler innan nyinköp görs. Det är därför viktigt att förmedlingssidan är enkel och användarvänlig. För att återbrukssystemet ska fungera behöver det finnas möbler att förmedla. Således behövs det alltså ett kontinuerligt inflöde av möbler. Ett dåligt inflöde kan bero på misslyckade förändringsprocesser men också avsaknad av inventering av befintliga förråd. Enkelhet är viktigt och alla faktorer som komplicerar processerna utgör hinder för återbrukssystemet. Ett exempel är när de kommunala enheterna måste transportera möblerna på egen hand, eller behöver förvara möblerna i sina egna lokaler under förmedlingsprocessen, då det inte finns ett centrallager. Studien presenterar även tio steg som kommuner bör följa för att lyckas med att införa, implementera och använda ett återbrukssystem. Särskilt viktigt är att beslutet är förankrat i ledningen och att det avsätts resurser för att sköta både driften av återbrukssystemet samt marknadsföringen och kommunikationen som också utgör en betydande del. En enkel och användarvänlig förmedlingssida, likväl som tillgång till en lagerlokal för förvaring av möbler är också viktigt.