Lineamientos para la gestión de insumos de laboratorio clínico en una institución prestadora de servicios de salud de alta complejidad | Guidelines for the management of clinical laboratory supplies in a highly complex healthcare provider institution

La gestión de insumos en laboratorios clínicos es un factor fundamental para garantizar la calidad del servicio y la seguridad del paciente. En la institución objeto del presente estudio se han identificado diversas problemáticas relacionadas con el manejo de insumos de laboratorio de baja rotación, como la falta de convenios efectivos con proveedores, entregas tardías, inconsistencias entre el sistema de inventario y la existencia real en bodega, y el vencimiento de reactivos por falta de uso. En atención a lo expuesto, este estudio plantea como objetivo proponer lineamientos idóneos para la gestión de insumos de laboratorio clínico, que contribuyan al mejoramiento de la atención sanitaria en una IPS de alta complejidad, con el objetivo de optimizar recursos, reducir costos y mejorar la experiencia y la calidad de los servicios prestados a los pacientes. La metodología implementada para alcanzar el objetivo propuesto contempló en primer lugar, una revisión de la literatura sobre el tema y, en segundo lugar, la aplicación de encuestas al personal involucrado en el ciclo de gestión de insumos para laboratorio clínico de la IPS. Los resultados reflejan la satisfacción general del personal con el proceso, pero evidencian oportunidades de mejora como la gestión de órdenes, la recepción de insumos y la necesidad de incorporar tecnologías para una comunicación más asertiva y un software de control de inventarios que permita facilitar el manejo de insumos utilizados por la institución. Se destacan oportunidades para reducir retrasos en entregas y fortalecer la comunicación entre departamentos. Además, se recomienda optimizar la selección de proveedores con soporte técnico adecuado y precios competitivos. Los hallazgos resaltan la importancia de realizar investigaciones adicionales sobre la distribución del área de almacenamiento y la programación eficiente de insumos de laboratorio clínico de alta rotación. Considerando los resultados obtenidos se diseñaron lineamientos para la gestión de insumos, teniendo en cuenta las etapas del ciclo de gestión de insumos.

Especialista en Gerencia de la Calidad en Salud

Especialización

Supply management in clinical laboratories is a fundamental factor in ensuring service quality and patient safety. In the institution that is the subject of this study, various problems related to the management of low-rotation laboratory supplies have been identified, such as the lack of effective agreements with suppliers, late deliveries, inconsistencies between the inventory system and the actual stock in the warehouse, and the expiration of reagents due to lack of use. In view of the above, this study aims to propose ideal guidelines for the management of clinical laboratory supplies, that contribute to the improvement of healthcare in a highly complex IPS, with the aim of optimizing resources, reducing costs, and improving the experience and quality of services provided to patients. The methodology implemented to achieve the proposed objective included, first, a review of the literature on the topic and, second, the administration of surveys to the personnel involved in the clinical laboratory supplies management cycle at the IPS. The results reflect overall staff satisfaction with the process, but highlight opportunities for improvement, such as order management, receipt of supplies, and the need to incorporate technologies for more assertive communication and inventory control software to facilitate the management of supplies used by the institution. Opportunities to reduce delivery delays and strengthen communication between departments are highlighted. Additionally, it is recommended to optimize the selection of suppliers with adequate technical support and competitive prices. Findings highlight the importance of further research on storage area distribution and efficient scheduling of high-rotation clinical laboratory supplies. Considering the results obtained, guidelines for managing input were designed, taking into account the stages of the supply management cycle.